第一章 总则

第一条 为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国档案法》、财政部《会计档案管理办法》等法规，结合湖南文理学院教育发展基金会(以下简称“基金会”）实际，制定本制度。

第二条 本制度所称会计档案是指基金会会计机构在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条 基金会所有部门和全体人员都有保护会计档案的义务。

第二章 会计档案机构及其职责

第四条 学校档案馆和财务处是基金会会计档案的业务指导主管部门，监督指导基金会财务人员做好会计档案管理工作。

第五条 学校档案馆负责按规定接收并归档基金会财务人员移交的会计档案，做好已接收会计档案的保管、利用、组织鉴定和销毁等工作。

第六条 基金会财务人员负责会计档案的收集、整理、移交前的保管和利用，按时限将临时保管期满的档案移交学校档案馆，并配合学校档案馆做好会计档案的利用、鉴定和销毁等工作。

第三章 会计档案的分类和管理

第七条 基金会会计档案的范围：

（一）会计凭证类，包括：原始凭证、记账凭证及其他会计凭证等；

（二）会计账簿类，包括：总账、明细账、日记账及相关辅助账等；

（三）财务会计报告类；

（四）其他会计资料类，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案保管清册、销毁清册及其他具有保存价值的会计资料等。

第四章 会计档案的利用

第八条 学校档案馆和财务处等会计档案保管部门应当严格规范会计档案的利用。各单位在利用基金会会计档案时应履行审批登记手续，严禁篡改和损坏。

第九条 各单位查阅复制基金会会计档案应按规定的程序办理。查阅复制由基金财务人员收集、保管或移交的会计档案时，遵循以下程序：

（一）内部人员查阅、复制项目经费有关会计档案的，经基金会财务领导同意后，由档案管理员协助查阅、复制；

（二）因审计、检查等工作需要查阅、复制的，经基金会秘书长和财务领导同意后，由档案管理员协助查阅、复制。

（三）外部单位查阅、复制会计档案的，持本人有效身份证明，经基金会秘书长和财务领导同意后，由档案管理员协助查阅、复制。

第十条 会计档案原则上不得借出。因审计、检查等工作需要必须借出的，经基金会秘书长和财务负责人批准后方可借出；已移交学校档案馆的，须经学校档案馆负责人和基金会财务负责人同时批准。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

第十一条 有下列行为之一的，基金会对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失会计档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁会计档案的；

（三）涂改、伪造会计档案的；

（四）擅自出卖或者转让会计档案的；

（五）将会计档案卖给、赠送给外国人或者外国组织的；

（六）不按规定归档或者不按期移交会计档案的；

（七）会计档案工作人员玩忽职守，造成会计档案损失的。

第五章 附则

第十二条 本办法由基金会秘书处负责解释。

第十三条 本办法自基金会理事会会议通过之日起试行。